メイルを送るときには、当然相手のユーザ名が必要ですが、それだけではなく、相手がメイルを受け取るマシンの名前を指定しなければなりません。言うなれば住所が必要なのです。 つまり、 fujiki 宛にメイルを送るときには、fujiki だけではなく、 fujiki のメイルスプールのある sparc01 も併せて、 fujiki@sparc01 のように、指定しなければなりません。（住所のない手紙は届きませんから。）
しかし、相手の名前はわかっても、相手のマシン名までわからない場合が普通です。 そこで、単にユーザ名だけを入力してメイルを届けるために、ユーザ名から、そのユーザのメイルを受け取るマシン名を付加した名前を検索するデータベースが必要になります。そのためのファイルが /etc/aliases ファイルです。
/etc/aliases ファイルは、次のような内容です。（一部分のみ抜き出しました。）
staff:sakamoto,maruyama,fujiki,himemiya,tatsuo,momma,kanayama,saga,kojima saga:saga@sparc06 tsuda:tsuda@sparc01 momma:momma@sparc01 himemiya:himemiya@sparc01 akihiro:akihiro@sparc05 miyamoto:miyamoto@sparc06 atunori:atunori@sparc04 yokoyama:yokoyama@sparc05 iwasita:iwasita@sparc01 iwabuti:iwabuti@sparc01 utiyama:utiyama@sparc01 oota:oota@sparc01
このファイルは、次のようになっています。
ユーザ名：ユーザ名＠マシン名
大抵の場合、ユーザがメイルを受け取るマシンは、ユーザのホームディレクトリのおかれているマシンですので、パスワード設定時に同時にこのファイルを作成しておきます。
なお、エイリアスには、次のように、１つの名前を多数の名前に割り当てる機能もあります。次の設定は、staff という名前で送られたメイルが、右に列挙されたユーザの全員に送られることを意味します。
staff:sakamoto,maruyama,fujiki,himemiya,tatsuo,momma,kanayama,saga,kojima